こんにちは！
今回は生徒からの欠席連絡を電子化した方法を紹介します。
生徒からの欠席連絡は学校によって様々ですが、中には「電話当番制」のところもあると聞きます。
今回のシステムを導入すれば、朝の貴重な時間を捻出することができます！
欠席連絡フォーム
早速ですが、僕が作成した欠席連絡フォームを御覧ください。
※使用する場合はコピーしてお使いください。
基本的な情報を入力し、欠席連絡を受け付けることができます。
ただし、このままだとただデータが溜まっていく一方なので、スプレッドシートにも一工夫します。
欠席連絡一覧スプレッドシート
回答をスプレッドシートに出力したあと、そのスプレッドシートを以下のように加工します。
※使用する場合はコピーしてお使いください。
以下はスプレッドシートのシート毎に使い方等を解説していきます！
①全体のデータ
全体のデータはgoogle form のデータが出力されるシートです。
コピーしたgoogle form の回答から、「スプレッドシートにリンク」をクリックすると、独自のスプレッドシートが開きますので、そちらをお使いください。
②連絡データ(欠席日順)
「①全体のデータ」のシートでは、フォームを送信した時間順で表示されます。
僕が作ったフォームでは、当日の欠席連絡のみではなく、事前にわかっている欠席日等を入力する事もできるので、実際に欠席する日でソートするシートが「②連絡データ(欠席日順)」です。
ちなみに、このシートはなくても大丈夫ですが、一応作ってあります。（笑）
A２のセルに関数が入っています。
この関数をフォームから出力したスプレッドシートに貼り付けてください。
シートの名前等を変更した場合は、微調整してください！
③今日の連絡（全学年）
「①全体のデータ」から、今日欠席する生徒を抽出したシートです。
A２のセルに
=FILTER(‘①全体のデータ’!A2:H,(‘①全体のデータ’!B2:B=TODAY()))
という関数が入っています。②と同様に、皆さんのスプレッドシートに貼り付けてください。
④今日の連絡（学年別）
「③今日の連絡（全学年）」のシートを学年別に分けたものです。
A2、F２、K2 のセルにそれぞれ関数が入っています。皆さんのスプレッドシートに貼り付けてください。
欠席者が多いと、自分のクラスの生徒を見つけるのが大変なので、学年別に分けました。
⑤今日の連絡（学年別）ソート
「④今日の連絡（学年別）」シートを クラス・出席番号順 に並べ替えたものです。
A3、F３、K3 のセルにそれぞれ関数が入っています。皆さんのスプレッドシートに貼り付けてください。
このシートを基本的に表示するようにしています。
google form に入力したデータが自動的に反映されるはずです。
運用の注意点
個人的に感じた注意点と対策方法をいくつか載せます。
- 回答権限はリンクを知っているすべての人に与える必要があるので、不特定多数の人がアクセスできないようにしなければならない。
➔ HPで公開せず、QRコードを課家庭に配布する。 - 欠席連絡は誰が（本人・保護者）入力したものかわからない。
➔ 回答の際にメールアドレスを収集するように設定する。 - 生徒入力した場合、生徒が欠席していることを保護者が認識していない可能性がある。
➔ 欠席が続くようなら家庭連絡する必要がある。
僕の勤務先の学校では、定期考査器官の公欠や出席停止は、再テストをしなければならないため、考査期間中は保護者による電話連絡のみとしています。
最後に
今回は欠席連絡のフォームとスプレッドシートを公開しました。
運用する前は心配事も多かったのですが、実際は問題なく運用できています。
各学校の実態に合わせて、必要に応じてバージョンアップしてみてください。
使い方でわからないことがあれば、いつでもご質問ください！
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